In questo articolo, che considero una bozza, in attesa di commenti e di successive modifiche, vorrei presentare una serie di step che si può utilizzare per arrivare a definire le voci che vanno a comporre il costo totale di un progetto e dunque il piano finanziario associato al progetto.

• Definire i costi per le risorse umane

In genere si utilizzano dei tool per associare la stima alle caratteristiche della risorsa o del gruppo di risorse (programmatore, analista...). Il costo associato alla tipologia di risorsa, infatti, oltre a dipendere da vincoli legislativi, dipende anche dai costi associati alla stessa per il training, il mantenimento della struttura ad esso associate e da altre voci che dipendono in genere dal tipo di organizzazione.

A questo punto è possibile calcolare il costo totale moltiplicando il numero di giorni per ogni risorsa al costo giornaliero per quella risorsa. Il costo che associamo può essere un costo medio o un costo specifico per ben definite risorse, o eventualmente una combinazione delle due

Nella stima dei costi, bisogna fare attenzione al fatto che spesso i tempi di lavoro vengono stimati a livello di task, ma i costi nel piano finanziario devono riflettere anche il profilo di staffing durante tutto il periodo del progetto (ovvero il numero di persone moltiplicato il tempo che caricheranno sul progetto). Ad esempio durante la fase di analisi, il progetto dovrà assorbire il costo dei programmatori, che, a meno di trovare degli altri compiti (es. documentazione, tools, preparazione ambienti) non saranno in grado di codificare durante tale fase. Anche la allocazione part-time di risorse non è realistica, a meno di concludere speciali accordi con altri progetti.

Se necessario si può modificare la percentuale di giorni utilizzati, per meglio riflettere il tempo speso nel progetto. Bisogna anche ricordarsi di includere un “absence pool” per ridurre il tempo assegnato ad altre voci di costo come ferie, malattia o training.Ricordarsi di salvare i costi giornalieri che si useranno assieme a tutte le ipotesi che sono state utilizzate per arrivare a quei costi.Se il progetto ha una durata superiore ai sei mesi/anno ricordarsi, nel modelli dei costi di includere gli aumenti e gli aggiustamenti di salario per gli anni futuri.

• Definire i costi aggiuntivi

Identificare tutti i componenti di costo aggiuntivi come ad esempio hardware, subcontractors, location di sviluppo, altre facilities ...
Aggiungere tutti i costi includendo straordinari, trasferte e ogni altro tipo di spesa.

• Definire la Contingency di progetto

Ricordarsi sempre di includere una contingency nella stima dei costi. Se un progetto incorre in problemi di costo, raramente è possibile recuperare  anche se le stime erano state fatte in modo corretto. In aggiunta anche se il progetto non è critico sotto l'aspetto dei costi, altri aspetti possono sempre deteriorare la situazione (i.e. penali, ritardi...).
Identificare i vari rischi e aggiungere la contingency per rispondere ai rischi specifici. A questo proposito assicurarsi che i costi per implementare un risk management plan siano presi in considerazione nel serbatoio dei costi del management nel budget di progetto. 
Attenzione a non aggiungere contingency alla contingency. La contingency deve essere considerata una sola volta e trattata al di fuori delle stime di progetto.

• Revisione e verifica delle stime

Assicurarsi che la stima dei costi sia rivista da tutte le parti toccate dal progetto. Ottenere possibilmente una review dei costi dai dipartimenti finanziari, che spesso sono familiari con questi argomenti e hanno dati storici sui costi in progetti simili.

• Definire un prezzo per le stime

Una volta che le stime sono definite si dovrebbe coinvolgere la funzione di vendita per determinare le strategie di prezzo. La stima dei costi ha come fine ultimo quello di stabilire il costo per consegnare qualcosa, mentre il prezzo di vendità è un'altra cosa che in linea teorica spetta ad altre entità in un'organizzazione.

• "Baseline" il piano una volta approvato

Una volta ottenuta l'approvazione del piano finanziario. Il documento dovrebbe essere congelato e mantenuto come un deliverable di progetto per poter effettuare successivamente il controllo dei costi di progetto.