Nella gestione di un progetto, il modo in cui le comunicazioni formali sono gestite è fondamentale; in questo articolo analizziamo in breve alcune voci che devono essere considerate per ogni documento o altra forma di comunicazione quando si prepara un project communication plan, ovvero si decide come verrà gestito il processo di comunicazione.

Queste voci verranno poi estese nella "communication matrix" che è in genere un allegato del communication plan.

• Argomento/Oggetto della comunicazione: C'è la necessità di avere aggiornamenti periodici sullo stato di un progetto. Si può avere necessità di informare sulle policy di progetto. Si può avere la necessità di comunicare in relazione a procedure di change management o di software inspection. Tutte le comunicazioni formali che avvengono e necessitano di essere regolamentate, dovrebbero essere elencate nel piano di comunicazione.

• Finalità: Per ogni documento o tipo di meeting che si specifica nel communication plan, è necessaria una spiegazione della finalità dello stesso. Dobbiamo spiegare perchè esiste questo canale e sotto quali condizioni va usato.

• Frequenza: Nel communication plan si deve specificare quando e quanto spesso è necessario attivare lo specifico canale di comunicazione. Definire quando è necessario produrre dei documenti è molto importante perchè spesso è solo tramite degli specifici report che riusciamo a misurare i costi e più in generale, la situazione del progetto in relazione alla baseline. Per alcuni casi specifici poi è necessario specificare le condizioni sotto cui alcuni report devono essere prodotti o alcuni meeting devono essere organizzati.
• Modalità/"Medium": Si può comunicare via report, e-mail, strumenti di workflow o attraverso un meeting. Quello che importa è che sia specificato il formato utilizzato per la comunicazione. In alcuni casi è meglio un report cartaceo, in altri una semplice e-mail. Non esistono modi giusti o sbagliati per presentare un'informazione, ma dobbiamo sempre specificare la modalità preferita e le ragioni nel communication plan. Ad esempio si può richiedere ai membri del team di preparare uno status report settimanale in formato Word, di spedire tale report un giorno prima al responsabile di progetto e, allo status report meeting, di portare con se la propria copia stampata per aggiornare subito i progressi.

• Audience: Ogni report, o meeting avrà la sua audience. Non ha senso invitare ad un meeting persone che non possono portare valore aggiunto e che non sono interessate a quello che viene discusso, così come non ha senso inviare un documento a chi non ha interesse a riceverlo.
• Periodo di vita - In alcuni casi la comunicazione avverrà in modo periodico lungo tutto il progetto, in altri potrebbe essere limitata ad un certo periodo di tempo. Nel piano di comunicazione questo dovrebbe essere specificato.

• Responsabilità: Si crede spesso, in modo erroneo, che il project manager sia responsabile per ogni comunicazione che avviene nel progetto. Questo è sbagliato. Il project manager è responsabile che la comunicazione avvenga in modo corretto, ma non è responsabile per quello che vieni comunicato. Ad esempio quando viene assunto un esperto per occuparsi di specifici problemi in un progetto, è importante per gli aspetti tecnici del proprio lavoro, che questo comunichi ad esempio con i team leader. Sarà responsabilità del project manager facilitare tali comunicazioni e verificare che esse avvengano in modo proficuo, ma le successive comunicazioni saranno responsabilità dei membri del team. A volte si distingue tra il la responsabilità per la produzione e la responsabilità per la schedulazione del documento.